CHANGE MANAGEMENT

Iets veranderen in een organisatie, verstoort vaak de werking en leidt meer dan eens tot een globale en individuele lagere prestatie op korte termijn. Soms is er zelfs sprake van heuse weerstand tegen veranderingen en mislukt de hele implementatie. Er is meer nodig dan een eenvoudige aankondiging om een menselijke organisatie te veranderen. Dat blijkt elke dag weer uit onze ervaring. Nochtans kan een organisatie wel degelijk veranderen, als het gebeurt zoals het hoort.

Projecten als deze zorgen altijd voor onrust en storingen. Dat hoort er nu eenmaal bij. Change management moet uw organisatie vlotjes door deze heen periode helpen. Het is de bedoeling om een maximale buy-in te bekomen in alle lagen van de organisatie.

Met onze hulp en instrumenten zal u uw verandering in goede banen kunnen leiden. Voor change management zijn de specifieke kenmerken van uw organisatie nog belangrijker dan voor gelijk welke andere activiteit om een realistische en relevante aanpak op te zetten.  Volgende stappen zijn hier van belang:

• De populaties in kaart brengen: Welke partijen zijn direct en indirect betrokken en wie zijn de stakeholders?Het gaat hier over zowel HR als non-HR medewerkers
• Analyse van de ”change”: Hoe groot is de stap die moet gezet worden? Alvorens aanbevelingen te doen en werkzaamheden op te starten die de  verandering initiëren, is het nodig om voor elke vastgelegde populatie te bepalen wat de veranderingen precies inhouden en hoe groot de verschillen zijn ten opzichte van de huidige manier van werken. Er moeten verschillende dimensies geanalyseerd  worden (bv.: de activiteit zelf, de instrumenten, de werklast, het verantwoordelijkheidsniveau, de rapporteringslijnen, …). Dit is de basis voor de opmaak van de “change”programma’s  ("role-based training"). Het einddoel is eenvoudig: hoe groot is de stap die de medewerkers moeten zetten om mee te gaan in de nieuwe situatie?
• Communicatieplan: Er zal een communicatieplan opgesteld worden.  Dit plan zorgt ervoor dat de juiste personen op het juiste moment geïnformeerd worden, dat de gepaste boodschap in de gepaste vorm overgebracht wordt, rekening houden met de gevoeligheden en de specificiteiten van de organisatie en het project.
• Opleidingsplan: Wat moeten de betrokkenen weten of kunnen doen, en op welk ogenblik? Opleiding is een kernbestanddeel in de aanpak van verandering, maar kan alleen efficiënt zijn als ze doelgericht gegeven wordt (populatie en planning). De invoering van een ERP dient ruimer gezien de worden dan de invoering van een informatiesysteem, de bedrijfsprocessen zijn minstens even belangrijk en zullen ook wijzigen. In dat opzicht zal de procesanalyse een belangrijke informatiebron zijn.
• Go-live support: Wat bij problemen in de eerste weken na de start? Wij zorgen voor de juiste omstandigheden om de gebruikers te ondersteunen en de verandering ook na de go-live in goede banen te leiden. Hier zullen wij bijvoorbeeld  online hulp aanbieden, FAQ’s opstellen, coaching voor bepaalde kernfuncties voorzien, een oproepnummer ter beschikking stellen (hotline), enz. Onze opdracht eindigt inderdaad niet op de dag van de "go-live", maar enkel wanneer de nieuwe situatie voldoende stabiel is.